Hvad koster et bookingsystem? Priser og skjulte udgifter

Hvad koster et bookingsystem? En færdig platform koster typisk 150–600 kr. om måneden. Et system bygget ind i din egen hjemmeside ligger typisk omkring 15.000 kr. som engangsbeløb. Hvilken af delene der er billigst, afhænger næsten udelukkende af to tal: hvor mange medarbejdere du er, og hvor længe du regner med at have systemet.

Vi driver vores eget bookingsystem og har sat kunder op i de fleste af de færdige platforme. Denne artikel handler kun om pengene. Skal du vælge selve typen, står det i bookingsystem til hjemmesiden.

De fire udgifter, der ikke står i prislisten

Månedsprisen på forsiden er sjældent den, du ender med at betale.

Prisen er pr. bruger. Det er den største fælde. 199 kr. om måneden lyder overkommeligt, indtil du opdager, at det er pr. medarbejder med egen kalender. Tre ansatte er 597 kr. om måneden, ikke 199. Kig altid efter, om prisen står pr. bruger, pr. kalender eller pr. lokation.

SMS er tilkøb — til overpris. En SMS koster 15–30 øre i indkøb. Færdige platforme videresælger den typisk til 50 øre eller derover, og nogle kræver, at du køber klip i pakker, du ikke bruger op. Ved 60 bookinger om ugen er forskellen mellem 25 og 50 øre 780 kr. om året for præcis samme besked.

Onlinebetaling koster procenter. Skal kunden betale eller lægge depositum, kommer der et transaktionsgebyr oveni — typisk 1,5–2,5 % plus et fast beløb pr. transaktion. Det er ikke platformens skyld, men det er stadig din udgift, og den vokser med omsætningen i stedet for at være fast.

Opsætningen er dit arbejde. Ydelser, varigheder, åbningstider, medarbejdere, buffertid, tekster. Regn med en dag, første gang du gør det, og en halv dag hver gang noget ændrer sig. Det står ikke på nogen prisliste, men det er timer, du ikke bruger på kunder.

SMS: den udgift, der tjener sig hjem hurtigst

SMS-påmindelser er den eneste post på listen, hvor det er værd at regne den anden vej — ikke hvad den koster, men hvad den sparer.

Tag en frisør med 30 tider om ugen og 10 % udeblivelser. Det er tre tabte tider om ugen, og til 400 kr. stykket:

Det interessante er ikke, hvor meget SMS reducerer udeblivelser. Det tal svinger vildt fra branche til branche, og de fleste, der citerer et præcist tal, sælger noget. Det interessante er, hvor lidt den skal reducere dem, før den har betalt sig.

De 390 kr. er 0,63 % af de 62.400 kr. Falder dine udeblivelser fra 10 % til 9,94 %, går det i nul. Alt derover er gevinst.

To detaljer afgør, om den effekt overhovedet opstår: påmindelsen skal sendes 24 timer før — tidligere glemmes den igen, samme morgen er der ikke tid til at flytte tiden — og den skal indeholde et link til at aflyse. En påmindelse uden en vej ud gør ingen forskel for den kunde, der ikke kan komme. De udebliver stadig, de har bare fået besked om det.

Det “gratis” abonnement

Næsten alle platforme har et gratisniveau. Det er sjældent brugbart i en virksomhed, og begrænsningerne er de samme steder hver gang:

• Bookingen sker på deres domæne med deres logo, ikke dit
• Ingen SMS — kun e-mail, som er den kanal, der ikke bliver læst i tide
• Én kalender, altså én medarbejder
• Ingen onlinebetaling, altså intet depositum og ingen beskyttelse mod udeblivelser

Gratisniveauet er lavet for at få dig i gang, ikke for at du bliver. Det er helt legitimt — bare regn ikke med det, når du lægger budget.

Regnestykket over fem år

To virkelige situationer, med 200 kr. pr. bruger om måneden, SMS til 50 øre hos platformen og 25 øre ved egen løsning, og 15.000 kr. i opsætning for et indbygget system.

Salon med tre ansatte, 60 bookinger om ugen:

Det vender efter knap to år, og efter fem år er forskellen 24.900 kr. Grunden er, at licensen betales pr. medarbejder hver eneste måned, mens opsætningen betales én gang.

Enkeltmand, 30 bookinger om ugen:

Her vender det først efter 5,4 år, og det er længere end de fleste kan planlægge. Er du alene, skal du tage en færdig platform. Vi siger det gerne, selvom vi sælger det modsatte.

Bemærk, at drift og hosting ikke er med i tabellen. Har du i forvejen en hjemmeside, betaler du allerede for den — hos os fra 375 kr. om måneden for hele sitet, ikke for bookingen alene. Lægger du den udgift kun på bookingen, sammenligner du to forskellige ting.

Hvornår billigst faktisk er billigst

Tre spørgsmål afgør det, og de handler ikke om pris:

Hvor mange kalendere skal der være? Én, og en platform er billigst i mange år. Tre eller flere, og licensmodellen arbejder imod dig fra første måned.

Hvad koster en time af din tid? Et system, der kræver manuel efterbehandling — ringe kunder op for at flytte tider, rette dobbeltbookinger, taste ind i to kalendere — koster mere i tid end forskellen på abonnementerne. Regn det med.

Kan du få dine kundedata ud igen? Det er det spørgsmål, folk glemmer. Sidder navne, telefonnumre og historik fast i en platform, du ikke kan eksportere fra, har du ikke købt et system. Du har lejet et, og prisen for at flytte er hele kundekartoteket.

Hvad vi tager

Et bookingsystem bygget ind i hjemmesiden prissætter vi som ét fast tilbud. Det er et engangsbeløb, aftalt skriftligt efter en uforpligtende samtale og før vi går i gang. Der er ingen månedlig licens og ingen pris pr. medarbejder — du kan have tre eller ti kalendere uden at prisen ændrer sig. SMS er med fra starten og afregnes til det, beskederne koster.

Vi kan holde den pris af to grunde, du selv kan efterprøve: vi er tre udviklere uden projektledere, sælgere eller kontorlandskab i midtbyen, og vi har bygget systemet én gang i forvejen til vores eget produkt. Du betaler for tilpasningen til din forretning, ikke for at vi udvikler det forfra. Se det i drift hos New Style Barbershop, og se de øvrige priser på priser.

Du får prisen at vide efter en samtale og før vi går i gang. Fast pris, ikke et timeestimat der skrider undervejs.

Ofte stillede spørgsmål

Hvad er det billigste bookingsystem? Et gratis abonnement hos en færdig platform, hvis du er alene og kan leve med, at bookingen sker på deres domæne uden SMS. Så snart du er to eller flere, eller skal bruge SMS og betaling, holder “billigst” ikke over mere end et par år.

Kan jeg starte på en platform og skifte senere? Ja, og det er ofte den rigtige rækkefølge. Sørg bare for fra dag ét, at du kan eksportere kunder og bookinger. Kan du ikke det, er skiftet dyrere end det system, du skifter til.

Koster det ekstra at få booking på en hjemmeside, jeg allerede har? Det afhænger af, hvad siden er bygget i. Vi kigger gratis på den og siger, hvad der kan lade sig gøre — se webshop og booking.

Skal jeg betale for opdateringer? Ikke hos os. Systemet er en del af din hjemmeside, og der er ingen plugin-licenser at forny. Vil du have nye funktioner bygget på, aftaler vi en fast pris for det stykke arbejde.

Hvad med betalingsgebyrer? De er de samme, uanset hvilket system du vælger, fordi de kommer fra betalingsudbyderen og ikke fra bookingsystemet. Regn med 1,5–2,5 % plus et fast beløb pr. transaktion, og lad være med at lade dem afgøre valget af system.